Zvládněte svůj čas pomocí metody GTD (Getting Things Done)

Nestíháte? Stresují vás nové úkoly, které na vás "padají"? Nebo stíháte, ale chcete být efektivnější? Zkuste metodu Getting Things Done. 

Getting Things Done patří v současné době mezi populární metody organizace práce. Vytvořil ji v roce 2002 americký kouč David Allen. U nás ji známe jako "Mít vše hotovo". Mezi její hlavní propagátory patří Petr Mára, který vás základy této metody provede.

Video

Textový přepis

Tip: Kliknutím na místo v textu, přetočíte přehrávané video.

Dobrý den, přátelé, moje jméno je Petr Mára a rád bych vám v následujících minutách představil metodu GTD nebo také Getting Things Done, u nás známou pod jménem Mít vše hotovo. Jejím autorem je David Allen, představil ji před několika lety a v podstatě je to metoda time managementu, která vám pomocí několika návyků umožní mít pod kontrolou svůj vlastní čas a sami sebe. Z mého pohledu hlavní benefit té metody je v tom, že vám umožní se koncentrovat na věci, které jsou před vámi. Dnes jsme hodně zahlcení ať už to jsou e-maily, úkoly, projekty a v podstatě hodně věcí řešíme pod tlakem. To znamená, že nejsme schopni je vyhodnotit úplně správně nebo se na ně soustředit. A právě GTD pro mě osobně přináší to, že na to, co je přede mnou, jsem schopen se na to koncentrovat, jsem schopen to správně vyhodnotit a také dobře udělat. Když někam cestujete, tak víte, kam chcete dojet a zároveň kdy tam chcete být, podle toho si hledáte i linku a čas odjezdu. S GTD je to to samé, vždycky potřebujete vědět, kam se chcete dostat a co je cílem. Úplně prvním krokem té metody je vytvořit něco, čemu ten autor říká inbox. V principu je to jedno místo, kam nahážete všechno, co řešíte, teď myslím to, že si vezmete tužku a papír a na 1 papír si napíšete všechny úkoly, které potřebujete splnit. Pravděpodobně mi řeknete, že něco takového děláte, že si věci zapisujete, což dneska dělá téměř každý. Problém je, že pravděpodobně si ty věci zapisujete na 5 různých míst, něco máte na papíře na stole, něco máte na nějakém post-itu, něco máte v telefonu, něco máte v počítači, což je ten problém, protože musíte přeskakovat z jednoho místa na druhé čili vytvořte si jedno jediné místo, vytvořte ve své hlavě pravidlo, že tohle bude to jediné místo, kam si věci zapisujete a tam si je všechny pište, všechny věci. Nespoléhejte se na to, že si věci budete pamatovat, pravděpodobně vám to nevyjde. Jak jsem se v GTD bavili o inboxu, tak ten košík je teď tady můj inbox. Pojďme se podívat, jak to funguje. Ten košík se stal mým inboxem. Naskládal jsem do něj všechno, co jsem potřeboval koupit, ale třídit ho budu až doma. Dalším krokem je vyndat věc z inboxu a rozhodnout se, proč ji máte dělat nebo když to řeknu jinak, jak vypadá výsledek. Váš mozek funguje tak, že potřebuje znát výsledek, potřebuje vidět konec cesty, pak je schopen k němu generovat jednotlivé kroky. Pokud neznáte výsledek, nemáte šanci na úspěch a věci vyhnívají. To známe všichni, to není cesta, kterou chceme jít. Čili já pokud s někým řeším nový úkol, nový projekt, tak se ho vždycky zeptám, jak poznám, že jsem tu věc dobře splnil, čímž mi druhá strana musí dát jasnou představu, a pokud já tu jasnou představu mám, mám největší možnou šanci na úspěch. Čili prvním krokem je uvědomit si, proč danou věc dělám. Banány, avokáda, ty patří do spíže. Šunky, máslo, jogurty, ty dám do lednice. Lepidlo dám do garáže, baterky rovnou dám do dálkového ovladače, čaj, ten dám do skříňky a ten poslední, co mi zbývá, tak ten si udělám, protože na něj mám chuť a v podstatě toto byl reálný příklad toho, jak fungují kontexty. Stejně jako věci z košíku musím dát na správná místa, tak úkoly v rámci GDT fungují úplně stejně, dáte jim ten správný kontext. Už víme, proč věc máme udělat, teď musíme daný projekt rozbít na atomy. Vaše hlava neumí přemýšlet v projektu, vaše hlava umí pracovat na jednotlivých úkolech čili cokoli děláte, musíte prostě rozbít na menší části. Když pračlověk chytil mamuta, také ho musel rozporcovat a také si nakonec dal vždycky jedno jediné sousto. Jakýkoliv úkol a jakýkoliv projekt funguje úplně stejně. Čili v tomto směru já lidem doporučuji, aby si vzali tužku a papír a napsali si jednotlivé kroky, které vedou k danému cíli, co všechno musí udělat pro to, aby se k tomu cíli dostali, anebo já preferuji navíc myšlenkové mapy čili věc vezmu a rozbiji ji na jednotlivé části, ale v podstatě vidím, jak jsem se k těm jednotlivým částem dostal. Čili to je pro mě další krok, kdy prostě projekt rozbiji na nejmenší části a pak je třídím. To znamená, že každému úkolu na konci dám jakýsi kontext. To znamená, kde danou věc mohu splnit, protože něco mohou být telefonáty, něco jsem schopen udělat doma, něco jsem schopen udělat v kanceláři a na něco se budu potřebovat koncentrovat a budu potřebovat být někde, kde mě nikdo nevyruší. A pokud toto uděláte, pak jste schopni pracovat ne na projektu od a do z, což dneska nefunguje, ale jste schopní celý ten systém o 90 stupňů otočit a pracovat v kontextech, kde přichází, pro mě osobně, opravdová síla té metody. Takže když už zvednu telefonát, tak můžu zavolat kvůli projektu "a", ale zároveň můžu zavolat kvůli projektu "b" a "c" čili dám všechny telefonáty dohromady a splním je. Nakoupil jsem, ale teď ještě potřebuji zajít do lékárny. Nakoupil jsem v lékárně a teď by samozřejmě nedávalo smysl, abych si jel nejdříve koupit jídlo, jel domů a pak se vracel do lékárny, všechno jsem to udělal v rámci jednoho kontextu, čímž je pro mě tento obchodní dům. Čtvrtým krokem je takzvané zhodnocení nebo weekly review a je to v principu proces, který probíhá jednou týdně, ideálně v pátek, a pro mě osobně je to schůzka sám se sebou, chvíle klidu, kdy se někde zavřu a v podstatě akceptuji to, jak týden vypadal, co proběhlo, co neproběhlo, odškrtám si věci, které jsou hotové a v podstatě se s klidnou hlavou podívám o týden dopředu a na základě toho, že vím, jaký byl aktuální týden, jsem chopen lépe vyhodnotit, jaký bude plán do budoucnosti. Čili je to pro mě opravdu 30 minut, projít staré e-maily, projít úkoly, podívat se, jestli se mi někde neválí nějaký papír a v podstatě jakoby ten týden uzavřít, tak abych další týden začínal zase nanovo. Je to trošku jiný princip než to, co lidé dnes standardně dělají, že v podstatě jenom jedou, jedou, jedou a snaží se splnit všechno, co na ně padá. Toto vám dává takový týdenní cyklus, kdy se uvolníte, vypnete a začínáte nanovo. A poslední krok je ten nejjednodušší: prostě to udělejte! Už víte o tom, co máte udělat, rozbili jste věci na atomy, jsou to konkrétní jasné úkoly, nemusíte nad nimi moc přemýšlet, teď je prostě musíte udělat. Tady je důležitá zmínka, že v principu jako lidé pracujeme ve 3 režimech, děláme věci, které jsme se naplánovali nebo hasíme požáry nebo plánujeme. Plánování jsme teď probrali, nemluvili jsme o požárech, ale v principu většina lidí jenom hasí, přes den jen hasí a vlastně ta metoda by vás měla vést k tomu, že si něco naplánujete a také to uděláte. Mé jednoduché doporučení: začněte s tím, co jste si naplánovali, hned po ránu. Nestahujte e-maily, neodpovídejte na smsky, prostě naplánujte si 20-30 minut, to, co chcete udělat, udělejte to a pak se pusťte do hašení požáru jako takového. Čili to byl krátký, rychlý souhrn toho, o čem GTD je. Je mi jasné, že během několika minut nejste schopni tu metodu pojmout a samozřejmě dalším krokem bych vám doporučil buďto knihu přečíst, podívat se na internet nebo vyhledat mé jméno a najít si některé přednášky, které mám natočené a kde jdu trošku více do hloubky. Samozřejmě teď je otázka, jak začít, abyste aspoň z těch několika minut měli nějaký benefit, nějaký přínos. Prvním krokem, který vám určitě doporučím, je inbox. Udělejte si v hlavě jednoduché pravidlo a rozhodněte se, kam si všechno budete psát. I kdybyste udělali tuto jedinou věc, tak uvidíte, že se vám uleví, budete mít věci lépe pod kontrolou. Může to být papírový diář, může to být váš telefon, je to úplně jedno, ale ať je to jedna aplikace, anebo jenom jeden diář. Dalším krokem, kterých bych doporučil a který vidím, že je dnes velkým problémem, je vyrušování a tím pádem i neschopnost soustředit se na věci. To je to, co vidím ve firmách, v každém životě posledních x let a v podstatě tím, jak technologie přicházejí a jak s nimi špatně pracujeme, tak nás neustále vyrušují a můžeme si za to vlastně sami, protože máme telefon a nastavíme si v něm notifikace, aby nás hned o všem informoval. Paradoxně se tím stáváme otrokem té technologie, místo aby to bylo obráceně, což je nesmysl. Čili první doporučení, které lidem standardně dávám, je: vypněte notifikace. Pravděpodobně nepotřebujete být informováni o tom, že vám zrovna přišel e-mail, nepotřebujete tam vidět to svítící tlačítko s číslem 17, protože jakmile toto vidíte, vaše hlava vypne a začne přemýšlet nad tím, jestli náhodou 1 z těch e-mailů není extrémně důležitý. Tím pádem nedokončíte to, na čem pracujete. Čili zkuste veškeré notifikace vypnout a uvidíte, že pro vás bude práce, koncentrace mnohem jednodušší. Čili to byly notifikace a vyrušování, za které si můžete sami, protože jste si špatně nastavili telefon. Pak je samozřejmě druhá stránka věci a to je to, že se snažíte koncentrovat v situaci, kdy kolem vás neustále někdo chodí a na něco se vás ptá. A občas vám může přijít, že vás někdo jenom na něco zeptá, na 1 otázku a vy na ni hned odpovíte, že to není vyrušování, ale to není pravda. Tělu nebo mozku vždy trvá, než se dostane na nějakou provozní rychlost, na to, aby se byl schopen koncentrovat a do věci se ponořit a každé takové vyrušení vám sebere několik minut, 5 a více podle toho, jak dobře se potřebujete koncentrovat. Je to jako s autem, když zapnete auto, nastartujete, tak chvíli trvá, než se dostane na provozní teplotu, než má ideální spotřebu. A vy v podstatě děláte to, že to auto neustále vypínáte, necháte ho vychladit a znovu ho zapínáte, což je neefektivní. Kdybychom takto měli pracovat s penězi, tak to nikdy neuděláme, ale s vlastním časem a s vlastním mozkem to děláme pořád. Čili moje doporučení je: pokud se potřebujete koncentrovat, najděte si místo, kde vás nikdo nenajde a kde vás také nikdo nevyruší, nepředpokládejte, že se taková situace stane sama od sebe, protože se to nestane. O tom je GTD. Moment, moment, už jsem si vzpomněl na 1 věc: žádná metoda není samospasitelná. GTD vám může pomoci v tom, abyste věděli co, kdy, kde máte udělat, abyste se byli schopni koncentrovat, stíhali věci ve správný čas, ale 1 věc za vás neudělá: a to je ta samotná práce, ta je prostě na vás. Čili držím vám palce a ať vám GTD pomáhá.

Podcast

Přehrajte si zvukovou stopu videa:

Související články

iPad - užitečný pomocník

Chcete svůj iPad proměnit v nástroj, který vám pomůže se studiem, prací či každodenní agendou? Nechte se inspirovat výběrem užitečných aplikací od Petra Máry.

Prodejte znalosti a myšlenky pomocí účinné prezentace

Pokud si myslíte, že příprava na prezentaci začíná otevřením Powerpointu neměli byste si nechat ujít toto video.

Duševní odolnost

Duševní odolnost je kvalita, která do jisté míry určuje, jak produktivní jedinec bude, je-li vystaven stresorům, tlaku a výzvám. Studenti, kteří podávají dobrý výkon při cvičeních, nemusí podávat perfektní výkon při testech a zároveň studenti, kteří při cvičeních nejsou extra výkonní, mohou být při testech lepší, než průměr. Duševní odolnost ovlivňuje až 25% našeho výkonu. Jsme-li schopni zvládat tlak a minimalizovat účinky stresorů, pravděpodobně budeme schopni podat i lepší výkon. Poslechněte si, jak se stresory pracovat a jak odolávat tlaku.