Prodejte znalosti a myšlenky pomocí účinné prezentace

Pokud si myslíte, že příprava na prezentaci začíná otevřením Powerpointu neměli byste si nechat ujít toto video.

Řada užitečných tipů jak se dobře na prezentaci připravit, jak ji vyladit k dokonalosti, jak komunikovat s posluchači i jak se zbavit trémy či stresu.

Video

Textový přepis

Tip: Kliknutím na místo v textu, přetočíte přehrávané video.

Dobrý den, přátelé. Moje jméno je Petr Mára. V následujících minutách bych Vám chtěl představit modul, který je zaměřen na prezentování. Osobně se prezentacemi živím. Je to část, kterou dělám každý týden x hodin. A zpravidla když lidem řeknu, že moje práce se skládá z prezentování, tak si myslí, že pracuji s Keynote nebo s Powerpoint, s jakýmsi nástrojem. A vytvářím slidy. Ale pravda je úplně někde jinde. Prezentování není o nástroji. Prezentování je o tom, jak chcete lidi, kteří Vás v danou chvíli sledují, ovlivnit. Je to uvolňování okolí, je to prodej vlastní myšlenky. O tom je prezentování a na to bych se chtěl zaměřit. Rozhodně to není tak, že zapnete Powerpoint a začnete vytvářet slidy. Na to se vykašlete. To, co první potřebujete vyřešit, je vědět proč máte prezentovat a co máte prezentovat. Dokud si nevyjasníte tuto otázku, nemá cenu cokoliv jiného dělat. Já zpravidla strávím nějaký čas s klientem nebo se zadavatelem a vyjasním si, co přesně po mně chce a jak chci okolí ovlivnit. Na začátku si jasně definujte, s čím chcete, aby lidi odcházeli z Vaší prezentace. Mimochodem toto je nejčastější chyba, kterou prezentátoři dělají. Na závěr řeknou: "Děkuji za pozornost." Místo aby v lidech vyvolali pocit nebo snahu něco vykonat, něco udělat. Musíte jim dát jasný krok, co mají udělat. Jakmile víte, co chcete říct, tak se potřebujete s lidmi spojit, potřebujete jim předat zprávu. A odjakživa jako lidstvo jsme zvyklí si předávat zprávy pomocí příběhů. Pamatujeme si pohádky, pamatujeme si filmy, protože tam byl příběh - ne proto, že tam byl jeden specifický moment. Čili zapomeňte na slidy, které jsou plné informací, třiceti odrážek a tak dále. To lidi nezajímá. Lidi zajímáte vy jako člověk a to, co jim jako příběh chcete předat. Čili lidi jsou v bodě A, Vy je chcete dostat do bodu B A Vaším úkolem je najít tu cestu, ten příběh, aby se tam dostali. A ten to je Váš úkol, o tom je prezentace. Najít cestu. Víme, co chceme říct, máme v hlavě příběh. A to je pro mě zpravidla fáze, kterou mám tak měsíc předtím, než jdu prezentovat. Teď mám několik týdnů na to, abych sbíral data, sbíral informace, přemýšlel. Já prezentace nedělám den před prezentováním, to je nesmysl. To neuděláte dobrou prezentaci. Vy potřebujete nechat mozek pracovat a přemýšlet, jak ten příběh vylepšit, jak k němu dodat správné obrazy, fotky, jak k němu dodat správný text. Čili jakmile mě něco takového napadne, otevřu počítač a začnu pracovat, začnu si psát informace. Pořád ale nejsem v Powerpointu. Zatím jenom sbírám data. Pro mě konkrétně to znamená, že v rámci GTD mám Inbox, kam si zaznamenám veškeré myšlenky, které mě k dané prezentaci napadají. A pak v Evernotu mám složku, kde tyto myšlenky nechávám vykvést. Představuji si už konkrétní obrazy, přemýšlím, jak je dám dohromady, tam jdu trošku víc do hloubky. A až v této fázi zapínám počítač, otevírám Keynote a jdu pracovat na slidech. A moje doporučení je: mějte připravený nejdříve první slide, to znamená jak lidi zaujmete (tam máte pár vteřin na to, abyste lidi zaujali a oni se rozhodli Vás dál poslouchat) a připravte si závěr. To je druhá nejdůležitější část prezentace a je to ta zpráva, kterou na konci chcete předat. Jakmile máte začátek a konec, může začít pracovat na příběhu a doladit ho. Představte si, že máte připravenou třicetiminutovou přednášku a jste v situaci, kdy řečník před Vámi ukradl Váš čas a mátě jenom pět minut. Co pustíte za slidy? První a poslední. Když už skládáte samotný obsah dohromady, je důležité si uvědomit, že ti, kdo Vás sledují, nejsou schopni se plně koncentrovat po celou dobu. Čili nemůžete mít informačně plnou prezentaci a očekávat, že ji někdo zvládne kompletně. Například třicet minut. Proto je lepší si připravit prezentace jako takovou vlnu, takovou sinusoidu. Mít každých pět minut nějaký highlight, něco důležitého, co chcete vypíchnout. A pak zase dát lidem trošku prostor, aby si odpočali. A pak zase pokračovat znovu k další důležité informaci. Není to kulometná palba, je to několik informací, které v rámci několika minut chcete vypíchnout. A pokud chcete, aby lidi myšlenku, kterou jste řekli, zpracovali, dejte jim prostor. A prostor jim v rámci prezentování dáte tak, že uděláte pauzu. Není to jednoduché, vydržet stát a dvě tři čtyři vteřiny nic neříkat, ale to je ten okamžiku, kdy lidé zpracovávají to, co jste řekli. V čem řada lidí chybuje, je odhad času, kolik potřebují slidů a jak by slidy měly vypadat. My tady samozřejmě nemáme prostor na to, říci si, jak má slide co nejlépe vypadat. Ale pokud budete chtít poradit, použijte pravidlo 30 - 20 - 10. To v podstatě říká: použijte písmo velikosti třicet; na dvacet minut budete potřebovat deset slidů. V průměru jeden slide Vám zabere dvě minuty. Zásadní sdělení - lidi nepřišli na slidy, lidi přišli na Vás. Shrňme to. Víme, co chceme říct, víme, jak začneme. Máme příběh, máme slidy, máme správnou velikost písma. Nemáme přeplácané slidy jako takové. V podstatě máme hotovo? Omyl, přátelé. Máte sedm procent. Extrémně důležitých sedm procent, ale pořád je to jen sedm procent. Ten zbytek tvoří mimoslovní komunikace, to, jak vystupujete, jak mluvíte, jak se tváříte, jak Vás lidi vnímají jako člověka. Mimoslovní komunikace. První věc, kterou musíte mít pod kontrolou, je Váš hlas. Je to podobně, jako když se díváte na film. Pokud bude špatný obraz a kvalitní zvuk, budete film sledovat. Pokud to obráceně, tak ho sledovat nebudete. Čili potřebujete se koncentrovat na to, jak mluvíte, jak používáte intonaci, zda Vám lidi rozumí. A zároveň zda mluvíte srozumitelně, tím mám na mysli, jestli mluvíte stejným jazykem. Znám spoustu řečníků, kteří používají zvláštní speciální výrazy, ale vlastně ztrácí tím tu komunikační vlnu mezi nimi a lidmi. Vždy si ověřte, že jste slyšet a je Vám rozumět. Vedle hlasu komunikujete také očima. A já na to používám jednoduchý trik, který znám pod výrazem "Lock - Talk - Pause". Funguje to tak, že si najdete člověka, kouknete se mu do očí, řeknete myšlenku - uděláte pauzu. Najdete si někoho dalšího, další myšlenka, pauza. A tímhle způsobem jste vlastně schopni komunikovat se všemi. Až si budete vybírat, komu se podíváte do očí, nezapomeňte, že všichni přišli. Tím pádem se snažte obsáhnout celý sál. Součástí prezentace je také pohyb. Nebuďte strnulý, nestůjte na jednom místě. Využijte prostoru, který máte. Doporučení: snažte se mluvit, až když se zastavíte. Nebojte se chodit, nebojte se používat ruce, jste to přece Vy. Pojďme se vrátit zpátky k obrazu. A tady platí jedno zásadní pravidlo. Nejste tady proto, abyste pouštěli slidy a mluvili o slidech, ale abyste hovořili a slidy Vás podporovaly. Slidy a tunu informací si účastníci můžou přečíst doma. Sem přišli na Vás. Pojďme se pobavit o trémě, o stresu. Je velice malá pravděpodobnost, že by Vás před prezentaci nepřepadla tréma, že byste se nebáli. Většina lidí to tak má a je to součástí téhle hry. A vlastně to znamená, že Vám na té prezentaci záleží. A to je hrozně důležité. Čili cílem možná není snažit se trému potlačit, ale spíše s ní pracovat, využít jí pro vlastní benefit, pro vlastní dobro. Můj typ na práci s trémou. Pro mě je asi nejdůležitější příprava, protože pokud se dostatečně připravíte, máte věci více pod kontrolou, můžete se na sebe více spolehnout. To je určitě první krok. Nemůžete jít do prezentace naslepo. Potom se z hlediska přípravy hodně koncentruji na začátek. Protože z hlediska stresu je první minuta dvě to nejtěžší. Takže si vždycky velice dobře připravím, co chci říct za začátku a jak to má vyznít. A to si natrénuji i několikrát. Jakmile se dostanete do tempa a zvládnete ten první náročný skok, tak se dostáváte do pohody a ten zbytek dáte. Pokud v prvních pár vteřinách uděláte chybu, bude pro Vás vnitřně velice těžké se srovnat a tu prezentaci dokončit kvalitně nebo tak, jak byste chtěli. Další věc, která mně funguje dýchat. Naučit se dýchat do břicha a prostě chvíli před začátkem dýchat někde v klidu stranou, abych se uvolnil, uklidnil. A pak možná jenom taková vnitřní mentální příprava, uvědomit si, že to je trochu hra, trošku divadlo. Nejste to jenom Vy, je to prostě trošku přehánění, prezentování, je to prostě hra a má to být zábava. Nemůžete sem přijít, jako když jdete na porážku. Jste tady proto, abyste si to užili a lidi Vás tak chtějí vidět. Čili zkuste to trošku zahrát a sami sebe maličko oblafnout. Další věc, která se stane, když si stoupnete před lidi, je to, že Vaše tělo vyhodnotí danou situaci jako hrozbu, protože uvidí deset dvacet dvě stě párů očí, které na Vás koukají. A tělo se dostane do režimu: "A sakra, co se děje?!" To se projeví adrenalinem a Vy potřebujete tu energii ze sebe dostat. Někdo začne chodit, což není úplně dobré, když chodíte hodně rychle. A někdo potřebuje něco v ruce, do čeho tu energii předá. Já třeba hrozně rád používám takovýhle clicker. Tím, že ho mám v ruce, tak jsem schopen do něj neustále tu energii předávat, a tím se i uklidnit. Moje doporučení zní: poznejte sami sebe a vytvořte si rituál. Já například vždycky vím, že potřebuji toto a že potřebuji sklenici vody. I když z ní vlastně dost často nepiji. Ale už jen ten pocit, že jí tam mám, mě uklidňuje. Najděte si rituál, poznejte sami sebe a využijte toho. Dobrého řečníka poznáte nejenom podle toho, jak mluví, jak Vás vtáhne do děje a jak má pěkné slidy. Ale i podle toho, jak dodrží čas. Vždycky je lepší skončit o něco dříve než o něco později. Sledujte čas. V počítači nebo na hodinkách a nebo mějte v obecenstvu někoho, kdo Vám ukáže pět minut před koncem a dvě minuty před koncem. Je to hrozně důležité, abyste se byli schopni dostat k Vašemu nejdůležitějšímu čili posledním slidu ve správný okamžik. Už se to blíží. Za chvíli mám vystoupit. Mám slidy, vím, co chci říct. Vím, jak je chci ovlivnit, jak chci celou prezentaci zavřít. Technika funguje. Teď už je to jenom na mně. Mám trému. Takže všechno je v pořádku, všechno je tak, jak má být. Pojďme do toho. Krásné odpoledne.

Podcast

Přehrajte si zvukovou stopu videa:

Související články

Nestíháte? Stresují vás nové úkoly, které na vás "padají"? Nebo stíháte, ale chcete být efektivnější? Zkuste metodu Getting Things Done. 

iPad - užitečný pomocník

Chcete svůj iPad proměnit v nástroj, který vám pomůže se studiem, prací či každodenní agendou? Nechte se inspirovat výběrem užitečných aplikací od Petra Máry.

Duševní odolnost

Duševní odolnost je kvalita, která do jisté míry určuje, jak produktivní jedinec bude, je-li vystaven stresorům, tlaku a výzvám. Studenti, kteří podávají dobrý výkon při cvičeních, nemusí podávat perfektní výkon při testech a zároveň studenti, kteří při cvičeních nejsou extra výkonní, mohou být při testech lepší, než průměr. Duševní odolnost ovlivňuje až 25% našeho výkonu. Jsme-li schopni zvládat tlak a minimalizovat účinky stresorů, pravděpodobně budeme schopni podat i lepší výkon. Poslechněte si, jak se stresory pracovat a jak odolávat tlaku.